Polityka ochrony danych osobowych

Niniejsza polityka opisuje reguły i zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach działalności Stowarzyszenia Sportowe Pasje, ul. Kościuszki 27C, 19-300 Straduny.

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

Celem niniejszej polityki jest uzyskanie optymalnego i zgodnego z wymogami obowiązujących aktów prawnych sposobu przetwarzania informacji zawierających dane osobowe, w tym zapewnienie ochrony danych osobowych przed wszelakiego rodzaju zagrożeniami, tak wewnętrznymi jak i zewnętrznymi, świadomymi lub nieświadomymi.

§ 2

Niniejsza polityka została wdrożona w związku z treścią art. 24 ust. 2 RODO jako dowód dołożenia należytej staranności w zakresie ochrony danych osobowych.  

§ 3

Ochrona danych osobowych realizowana jest poprzez zabezpieczenia fizyczne, organizacyjne, oprogramowanie systemowe oraz samych użytkowników.

§ 4

1. Utrzymanie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych rozumiane jest jako zapewnienie ich poufności, integralności oraz dostępności na odpowiednim poziomie. Miarą bezpieczeństwa jest wielkość ryzyka związanego z ochroną danych osobowych.
2. Zastosowane zabezpieczenia mają służyć osiągnięciu powyższych celów i zapewnić:
   1. poufność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym osobom,
   2. integralność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany
   3. rozliczalność danych – rozumianą jako właściwość zapewniającą, że działania osoby mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko tej osobie
   4. integralność systemu – rozumianą jako nienaruszalność systemu, niemożność jakiejkolwiek manipulacji, zarówno zamierzonej, jak i przypadkowej
   5. dostępność informacji – rozumianą jako zapewnienie, że osoby upoważnione mają dostęp do informacji i związanych z nią zasobów wtedy, gdy jest to potrzebne
   6. zarządzanie ryzykiem – rozumiane jako proces identyfikowania, kontrolowania i minimalizowania lub eliminowania ryzyka dotyczącego bezpieczeństwa, które może dotyczyć systemów informacyjnych służących do przetwarzania danych osobowych.

§ 5

1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Sportowe Pasje, ul. Kościuszki 27C, 19-300 Straduny.
2. Administrator danych osobowych nie wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych świadomie, stwierdzając, że nie ciąży na nim taki obowiązek na podstawie art. 37 RODO.
3. Administrator danych osobowych nie wyznaczył administratora systemów informatycznych i wszelkie jego obowiązki wykonuje samodzielnie.

Rozdział II

Zakres stosowania

§ 6

Polityka bezpieczeństwa zawiera informacje dotyczące wprowadzonych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych.    

§ 7

Politykę bezpieczeństwa stosuje się w szczególności do:

1. danych osobowych przetwarzanych w formie papierowej,
2. danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych,
3. informacji dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, w tym w szczególności nazw kont i haseł w systemach przetwarzania danych osobowych,
4. rejestru osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych,
5. innych dokumentów zawierających dane osobowe.

§ 8

1. Zakresy ochrony danych osobowych określone przez niniejszą politykę mają zastosowanie do systemów informatycznych, w których są przetwarzane dane osobowe, a w szczególności do:
2. wszystkich istniejących, wdrażanych obecnie lub w przyszłości systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe podlegające ochronie,
3. wszystkich lokalizacji – budynków i pomieszczeń, w których są lub będą przetwarzane informacje podlegające ochronie,
4. wszystkich pracowników, zleceniobiorców, wykonawców umów o dzieło, wykonawców umów o świadczenie usług, praktykantów, stażystów i innych osób mających dostęp do informacji podlegających ochronie.
5. Do stosowania zasad określonych przez Politykę bezpieczeństwa zobowiązani są wszyscy pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy umów o dzieło, wykonawcy umów o świadczenie usług, praktykanci, stażyści i inne osoby mające dostęp do informacji podlegających ochronie.
6. Polityka bezpieczeństwa nie dotyczy podmiotów zewnętrznych, które przetwarzają dane osobowe powierzone im do przetwarzania przez administratora danych osobowych na podstawie stosownych umów powierzenia. Podmioty te stosują własne procedury i środki bezpieczeństwa związane z ochroną danych osobowych wymagane przez przepisy prawa, do czego zobowiązały się w ramach zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Rozdział III

Opis działalności administratora danych osobowych, obszar przetwarzania danych osobowych i sprzęt wykorzystywany do przetwarzania danych osobowych

§ 9

1. Administrator danych osobowych prowadzi działalność gospodarczą, w związku z czym dochodzi do przetwarzania danych osobowych.
2. Dane osobowe przetwarzane są zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

§ 10

1. Dane osobowe przetwarzane są w siedzibie Stowarzyszenia tj. w lokalu przy ul. Kościuszki 27C, 19-300 Straduny. Jest to lokal użytkowy o powierzchni ________ m^{2 i}składa się z _________ pomieszczeń.
2. Dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w obrębie tego lokalu określonego w pkt. 1.
3. Dane osobowe w formie elektronicznej przetwarzane są w obrębie lokalu określonego w pkt 1 oraz siedziby administratora danych osobowych, ale mogą być przetwarzane z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, ponieważ przetwarzanie odbywa się z wykorzystaniem komputerów oraz innych urządzeń przenośnych. Ponadto, przetwarzanie odbywa się w ramach systemów informatycznych, do których dostęp następuje on-line, a systemy te nie są zainstalowane lokalnie na komputerach.
4. Odpowiednie środki ochrony danych osobowych zostały wdrożone w lokalizacji, o której mowa w pkt. 1 powyżej oraz na urządzeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych.

§ 11

1. Dane osobowe przetwarzane są przy wykorzystaniu komputerów przenośnych.
2. Przetwarzanie danych przy wykorzystaniu wskazanych powyżej urządzeń polega na tym, że następuje z nich logowanie do systemów, w ramach których przetwarzane są dane osobowe. Dane są również przechowywane na dyskach komputerów.

Rozdział IV

Środki techniczne i organizacyjne zabezpieczenia danych

§ 12

1. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych wprowadzono zabezpieczenia organizacyjne i techniczne.
2. Zabezpieczenia organizacyjne:
   1. sporządzono i wdrożono politykę ochrony danych osobowych,
   2. do przetwarzania danych osobowych zostały dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienia nadane przez administratora danych osobowych,
   3. osoby upoważnione do przetwarzania danych zostały zaznajomione z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych,
   4. osoby upoważnione do przetwarzania danych obowiązane zostały do zachowania ich w tajemnicy,
   5. dane osobowe przetwarzane są w warunkach zabezpieczających dane przed dostępem osób nieupoważnionych,
   6. dane osobowe w formie papierowej przechowywane są w zamkniętej szafie,
   7. dokumenty zawierające dane osobowe są po ustaniu przydatności niszczone z wykorzystaniem niszczarek,
   8. lokalizacja, w której przechowywane są zbiory danych osobowych w formie papierowej zabezpieczona jest na wypadek pożaru poprzez wyposażenie pomieszczenia w gaśnice,
   9. monitory komputerów, na których przetwarzane są dane osobowe ustawione są w sposób uniemożliwiający wgląd osobom postronnym w przetwarzane dane.
3. Zabezpieczenia techniczne:
   1. zastosowano środki ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem,
   2. zastosowano uwierzytelnienie z wykorzystaniem identyfikatora użytkownika oraz hasła przy starcie systemu operacyjnego komputera,
   3. zastosowano wygaszacze ekranów na stanowiskach, na których przetwarzane są dane osobowe,
   4. zastosowano mechanizm automatycznego wylogowania użytkownika po określonym czasie braku aktywności.
4. Wskazane powyżej środki techniczne i organizacyjne zabezpieczenia danych dotyczą wyłącznie środków wdrożonych bezpośrednio przez administratora danych osobowych. W zakresie, w jakim administrator danych osobowych powierzył przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom, podmioty te zobowiązały się utrzymywać odpowiednie środki ochrony danych osobowych wymagane przez przepisy prawa.

Rozdział V

Zadania administratora danych osobowych i administratora systemu informatycznego

§ 13

1. Do najważniejszych obowiązków administratora danych osobowych należy:
   1. organizacja bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa,
   2. zapewnienie przetwarzania danych zgodnie z uregulowaniami niniejszej polityki,
   3. wydawanie i anulowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
   4. prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
   5. prowadzenie postępowania wyjaśniającego w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych i zgłoszenie faktu naruszenia organowi nadzorczemu oraz zawiadomienie o tym osobę, której dane dotyczą,
   6. nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych,
   7. przeprowadzanie szkoleń dla osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zgodnie z § 12 pkt 2.3.

Rozdział VI

Zgłaszanie i zawiadamianie o naruszeniu ochrony danych osobowych

§ 14

1. Każde naruszenie ochrony danych osobowych powinno być niezwłocznie zgłaszane przez użytkowników administratorowi danych osobowych.
2. Administrator danych osobowych dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte środki zaradcze.
3. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, na administratorze danych osobowych ciąży obowiązek zgłoszenia tego faktu do organu nadzorczego zgodnie z postanowieniami art. 33 RODO oraz zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, zgodnie z postanowieniami art. 34 RODO.

Rozdział VII

Postanowienia końcowe

§ 15

1. Administrator danych osobowych ma obowiązek zapoznać z treścią niniejszej polityki każdego użytkownika.
2. Użytkownicy zobowiązani są do stosowania przy przetwarzaniu danych osobowych postanowień zawartych w niniejszej polityce.